Digital Signature Brunch Recap: Donnerstag, 28. April 2022

Die qualifizierte elektronische Signatur als integraler Bestandteil von „New Work“.

Von der Befreiung von veralteten Strukturen zur optimalen Nutzung vorhandener Potentiale und einer neuen Arbeitsrealität, die intrinsische Arbeitsmotivation akzentuiert und forciert.

Gabriele Schreyer, zuständig für das Transformationsmanagement und verantwortlich für Weiterbildung, Digitalisierung und Innovationsthemen bei der BMW Group, illustriert in ihrem Best Practice Beispiel im Rahmen des 3. Digital Signature Brunch presented by XiTrust & A-Trust, was New Work für sie bedeutet und wie bzw. warum die Einführung der E-Signatur in ihrem Unternehmen zu einer Erfolgsstory wurde.

New Work als Megatrend und Lebensthema
Eingeleitet und getrieben durch den Umbruch von physischem in hybrides Arbeiten, steht bei New Work vor allem die Art, Arbeit zu organisieren, im Fokus. Es gilt Vorhandenes optimal zu nutzen, das menschliche Potenzial zu erkennen und in eine Vertrauenskultur mit Eigenverantwortung zu betten. Arbeit soll nichts Gezwungenes sein, sondern eine Philosophie, in der man sich und die eigenen Ideen, Fertigkeiten und Kenntnisse einbringen und weiterentwickeln kann und möchte.

Dafür bedarf es einer Loslösung von veralteten Strukturen – und der Etablierung eines neuen, zeitgemäßen Frameworks.

Ein innovativer Schritt gegen administrative Lebenszeitverschwendung.
Bereits 2018, also schon „Präcorona“ hat sich Gabriele Schreyer dazu entschieden, diesen innovativen Schritt Richtung Digitalisierung zu gehen. Rund 250.000 Verträge hatte sie bis zu diesem Zeitpunkt (in 5 Jahren) händisch unterschrieben. Die elektronische Signatur – inklusive Stapelunterschrift – bezeichnet sie als „Geschenk“, die die „administrative Lebenszeitverschwendung“ aller Mitarbeiter:innen minimiert. Das schafft gerade in einer arbeitsverdichteten Realität wertvolle Ressourcen und Kapazitäten für das Kerngeschäft und gibt Mitarbeitenden mehr Raum, ihre Arbeit zu gestalten.
Auch einer sich ständig akzelerierenden Arbeitswelt kann durch die digitale Signatur begegnet werden. Über viele Standorte hinweg können zeit- und ortsunabhängig wichtige Dokumente und Verträge signiert werden, was eine schnelle Umsetzung ermöglicht, und so auch langfristig die Wettbewerbsfähigkeit erhält. Nicht nur die Zeitersparnis ist dabei enorm – sondern auch monetäre Ressourcen werden geschont.
Betrachtet man dazu den Nachhaltigkeitsaspekt, insbesondere durch Papiereinsparung und wegfallende Anfahrts- und Postwege, kann man wohl getrost von einer Win-Win Situation sprechen.

Die Umsetzung in Richtung Digitalisierung wurde dabei von einer kleinen Gruppe getrieben. Mittlerweile gibt es aber viele Mitstreiter:innen im Unternehmen und die Ausbreitung auf andere Bereiche des Unternehmens. Auch bei den Partner:innen stößt die Lösung aufgrund der vielen Benefits und der einfachen Umsetzung mittels Handy-Signatur auf Akzeptanz.

XiTrust und A-Trust als Partner:
Ein essenzieller Faktor für die Entscheidung der Produkte aus dem Hause XiTrust und A-Trust, war neben einer schnellen Umsetzung und guter Anwendbarkeit, die durch Moxis vereint werden, vor allem der Sicherheitsaspekt.
Die Handy-Signatur aus dem Hause A-Trust, die mittlerweile über 3 Millionen Österreicher:innen nutzen, ist eIDAS-Konform und europaweit 100% rechtsgültig. Im Gegensatz zu ihrem händischen Pendant ist die Handy-Signatur auch durch die zwei-Faktor-Authentifizierung gesichert und somit kaum fälschbar und der bzw. die Signator:in jederzeit klar identifizierbar. Alle in den digitalen Prozessen enthaltenen Daten werden unter Einhaltung strengster Compliance-Richtlinien im österreichischen Hochsicherheitsrechenzentrum verarbeitet.

Die Signatur-Box von A-Trust, welche auch ein wesentliches Element von Moxis ist, entspricht höchsten Compliance Ansprüchen und bietet neben der gehosteten Variante auch eine on-premise Lösung, bei der (sensible) Dokumente nicht das Haus verlassen. Das minimiert das Risiko von Datenverlust, -leaks und -diebstahl.

Digitale Arbeitswelten - Keys to (your) success:
  • Definieren Sie einen sogenannten „Chief Signature Officer“ (CSO) in Ihrem Unternehmen. Dieser koordiniert die Interessen im Unternehmen und ist Orchestrator des Projekts, um die Chancen der digitalen Signatur zu nutzen und einen digitalen Vorsprung zu erhalten.
    Bei der BMW Group wurde das Projekt von einer kleinen Gruppe forciert, die die Benefits dieser Lösung erkannt haben. Nun verwenden sie es seit Jahren erfolgreich in vielen Bereichen.
  • Definieren Sie, von welchen Wettbewerbern Sie sich absetzen, wenn Sie digital signing bzw. new work einführen. Das hilft Ihnen Awareness für das Thema zu schaffen und die Benefits von qualifizierten elektronischen Signaturen und Prozessoptimierung hervorzuheben.
Die digitale Transformation vollzieht sich. Sie entscheiden sich, ob Sie diese Gelegenheit jetzt dafür nutzen, einen digitalen Vorsprung aufzubauen, oder vielleicht früher als später vom digitalen Wandel übermannt werden.